Spotkania biznesowe są nieodłącznym elementem życia zawodowego, niezależnie od branży czy zajmowanego stanowiska. To na nich podejmuje się kluczowe decyzje, omawia projekty i buduje relacje. W polskiej kulturze biznesowej, podobnie jak w wielu innych, obowiązują pewne niepisane zasady i reguły, których znajomość jest kluczowa dla budowania profesjonalnego wizerunku i osiągnięcia sukcesu.
Ten artykuł to kompleksowy przewodnik po etykiecie spotkań w polskich firmach. Odpowiemy na pytania, które mogą wydawać się oczywiste, ale często są źródłem nieporozumień – od tego, jak się ubrać i kiedy przyjść, po to, jak prowadzić dyskusję i jak zachować się po spotkaniu. Opanowanie tych zasad to dowód szacunku dla współpracowników i klientów, a także droga do zdobycia ich zaufania.
Sukces spotkania w dużej mierze zależy od Twojego przygotowania. Solidna podbudowa przed wejściem na salę konferencyjną pozwala Ci poczuć się pewniej i zrobić lepsze wrażenie.
1.1. Punktualność i przygotowanie Punktualność w Polsce jest niezwykle ważna i świadczy o Twoim profesjonalizmie. O ile to możliwe, staraj się być na miejscu spotkania 5-10 minut przed czasem. Daje Ci to możliwość spokojnego rozejrzenia się, wyciszenia telefonu i przygotowania materiałów. Spóźnienie, nawet niewielkie, może zostać odebrane jako brak szacunku dla czasu innych uczestników.
Zawsze zapoznaj się z agendą spotkania i wszystkimi materiałami, które zostały przesłane wcześniej. Nie ma nic gorszego niż sytuacja, w której zadajesz pytania, na które odpowiedzi są już w prezentacji. Przygotuj własne notatki, propozycje i, jeśli to konieczne, dane, które poprą Twoje argumenty.
1.2. Ubiór i wizerunek Wizerunek ma znaczenie. Ubiór powinien być dostosowany do branży i kultury firmy.
W branży formalnej (finanse, prawo, bankowość): Obowiązuje biznesowy dress code. Dla mężczyzn oznacza to garnitur lub eleganckie spodnie i marynarkę z koszulą, dla kobiet – elegancką garsonkę, sukienkę lub spodnie i marynarkę.
W branży kreatywnej (marketing, IT): Dress code jest zazwyczaj bardziej elastyczny, ale zawsze warto postawić na schludny i profesjonalny strój, który nie jest zbyt swobodny.
Jeśli masz wątpliwości, lepiej ubrać się zbyt formalnie niż zbyt swobodnie. Zadbaj również o schludną fryzurę i czystość obuwia, ponieważ są to elementy, które podświadomie wpływają na postrzeganie Twojego profesjonalizmu.
Kiedy spotkanie się rozpoczyna, liczy się Twoja postawa i sposób, w jaki komunikujesz się z innymi.
2.1. Powitanie i przedstawienie się Przy wejściu na salę konferencyjną, pewny uścisk dłoni jest standardem. Jeśli wchodzisz do pokoju, w którym siedzi więcej osób, uściśnij dłoń każdej z nich. Pamiętaj, aby przy powitaniu używać zwrotów grzecznościowych „Pan/Pani” oraz tytułów, jeśli jest to przyjęte w danej firmie. Pamiętaj, że to osoba wyższa rangą lub gospodarz spotkania inicjuje podanie ręki.
2.2. Język i komunikacja Mów jasno, zwięźle i na temat. Unikaj nadmiernego żargonu, szczególnie jeśli w spotkaniu biorą udział osoby z różnych działów. Utrzymuj kontakt wzrokowy z rozmówcą, aby pokazać swoje zaangażowanie i uwagę. Aktywne słuchanie jest kluczowe – nie przerywaj innym i czekaj na swoją kolej, nawet jeśli masz coś ważnego do powiedzenia. Okazywanie szacunku dla wypowiedzi innych jest podstawą owocnej dyskusji.
2.3. Hierarchia i zasady W wielu polskich firmach hierarchia nadal odgrywa ważną rolę. Upewnij się, że wiesz, kto jest odpowiedzialny za dany projekt lub kto pełni najwyższą funkcję w pokoju. Młodsi stażem pracownicy powinni unikać zbyt swobodnego zachowania wobec osób na wyższych stanowiskach, szczególnie w pierwszym kontakcie. Pamiętaj również o wyciszeniu telefonu. Używanie go podczas spotkania, odpisywanie na wiadomości lub przeglądanie mediów społecznościowych jest wyrazem lekceważenia i może zrujnować Twój wizerunek.
2.4. Small talk i przerwy Krótka, niezobowiązująca rozmowa przed rozpoczęciem spotkania to dobry sposób na przełamanie lodów. Unikaj jednak drażliwych tematów, takich jak polityka, religia czy prywatne życie. W przypadku dłuższych spotkań, przerwa na kawę jest doskonałą okazją do budowania relacji w bardziej swobodnej atmosferze.
Nie kończ spotkania nagle. Płynne przejście do podsumowania świadczy o profesjonalizmie.
3.1. Podsumowanie i ustalenie dalszych kroków Pod koniec spotkania, warto podsumować kluczowe decyzje i ustalić, kto i do kiedy ma zająć się poszczególnymi zadaniami. To pozwala upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie. Możesz zaproponować: „Podsumujmy, żeby upewnić się, że wszyscy jesteśmy na tej samej stronie i znamy swoje zadania.”
3.2. Podziękowanie i pożegnanie Podziękuj za spotkanie i poświęcony czas. Powtórny uścisk dłoni jest na miejscu. Ważne, aby pożegnać się z każdym z uczestników. Po spotkaniu, jeśli to konieczne, zaproponuj, że wyślesz notatki lub podsumowanie ustaleń.
Twoje działania po spotkaniu są równie ważne, co te, które mają miejsce w jego trakcie.
4.1. Mail z podziękowaniem Jeśli spotkanie było szczególnie ważne (np. z nowym klientem), wyślij krótki e-mail z podziękowaniem w ciągu 24 godzin. Może on zawierać podsumowanie kluczowych punktów i potwierdzenie dalszych działań. Jest to gest, który buduje pozytywny wizerunek i pokazuje Twoje zaangażowanie.
4.2. Wdrażanie ustaleń Najważniejszą zasadą po spotkaniu jest dotrzymywanie obietnic. Zadbaj o to, aby wszystkie działania, za które jesteś odpowiedzialny/odpowiedzialna, były wykonane w ustalonym terminie. To najlepszy sposób na pokazanie swojego profesjonalizmu i wiarygodności w oczach innych.
Zasady biznesowego savoir-vivre’u nie są pustymi formalnościami, ale fundamentem, na którym buduje się zaufanie i profesjonalne relacje. Znajomość i stosowanie tych reguł pokazuje szacunek dla innych, świadczy o Twojej kulturze osobistej i w efekcie przekłada się na Twój sukces zawodowy.
MyJobsi.pl wspiera Cię w każdym aspekcie Twojej kariery – od znalezienia wymarzonej pracy, po rozwój profesjonalnych kompetencji.
