Współczesny rynek pracy to nie tylko wyzwania związane z pozyskiwaniem najlepszych talentów, ale także z koniecznością przestrzegania licznych przepisów prawnych. Prawidłowo przeprowadzony proces rekrutacji powinien być transparentny, etyczny i w pełni zgodny z obowiązującymi regulacjami. Naruszenia, nawet te wynikające z niewiedzy, mogą prowadzić do poważnych konsekwencji, takich jak wysokie kary finansowe, pozwy sądowe czy utrata wizerunku firmy.
Ten artykuł stanowi kompleksowy przewodnik po kluczowych aspektach prawnych rekrutacji w Polsce. Omówimy najważniejsze regulacje zawarte w Kodeksie Pracy oraz przepisy RODO, które każdy rekruter i pracodawca powinien znać.
Kodeks Pracy (dalej KP) to podstawowy dokument, który reguluje stosunki między pracodawcą a pracownikiem. Zawiera on jasne wytyczne dotyczące danych, o które możemy prosić kandydata.
1.1. Katalog danych, których możesz żądać Zgodnie z art. 22¹ § 1 KP, pracodawca ma prawo żądać od kandydata następujących danych osobowych:
imię i nazwisko,
data urodzenia,
dane kontaktowe (adres do korespondencji, numer telefonu, adres e-mail),
wykształcenie,
kwalifikacje zawodowe,
przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
W trakcie rekrutacji, a szczególnie w ogłoszeniu o pracę, można podać preferencje co do kwalifikacji czy doświadczenia, ale nie wolno wymagać informacji, które nie są bezpośrednio związane z pracą.
1.2. Zakaz dyskryminacji Jedną z fundamentalnych zasad Kodeksu Pracy jest zakaz dyskryminacji. Zgodnie z art. 18³a KP, pracownicy i kandydaci mają prawo do równego traktowania. Niedopuszczalne jest różnicowanie kandydatów ze względu na:
płeć,
wiek,
niepełnosprawność,
rasę, narodowość, pochodzenie etniczne,
religię, wyznanie,
orientację seksualną,
przekonania polityczne,
stan cywilny,
posiadanie lub nieposiadanie dzieci.
Przykładowo, ogłoszenia o pracę, które używają zwrotów typu „szukamy młodych, dynamicznych osób” lub „zatrudnimy kobietę na stanowisko…” są niezgodne z prawem.
Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) wprowadziło ścisłe zasady dotyczące zbierania i przetwarzania danych. Proces rekrutacji jest jednym z obszarów, w którym przepisy RODO mają kluczowe znaczenie.
2.1. Podstawa prawna przetwarzania danych Dane kandydata mogą być przetwarzane tylko na podstawie:
Obowiązku prawnego: Dane z Kodeksu Pracy (np. imię, nazwisko, wykształcenie) przetwarzane są na podstawie przepisów prawa.
Zgody kandydata: Zgodę należy uzyskać na przetwarzanie danych, które wykraczają poza katalog z Kodeksu Pracy (np. zainteresowania, zdjęcie). Zgoda musi być dobrowolna, wyraźna i jednoznaczna. Nie można uzależniać procesu rekrutacji od jej wyrażenia.
2.2. Klauzula informacyjna i klauzula zgody Każdy pracodawca ma obowiązek informacyjny. W ogłoszeniu o pracę, a także w momencie otrzymania CV, musi przekazać kandydatowi informacje o tym, kto jest administratorem jego danych, w jakim celu będą przetwarzane, jak długo będą przechowywane oraz jakie ma on prawa (prawo do dostępu, sprostowania, usunięcia danych).
Właśnie dlatego w każdym CV powinna znaleźć się aktualna klauzula zgody. Bez niej, pracodawca nie ma prawa przetwarzać danych kandydata. Przykładowa, aktualna klauzula RODO powinna brzmieć:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji przez [Nazwa Twojej firmy] zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).”
2.3. Okres przechowywania danych Dane kandydata mogą być przechowywane tylko przez okres trwania danej rekrutacji. Jeśli chcesz zachować dane kandydata na potrzeby przyszłych rekrutacji, musisz uzyskać jego odrębną, dobrowolną i jednoznaczną zgodę. Nie można jej domyślnie łączyć z główną zgodą na potrzeby obecnego procesu.
Nawet jeśli ogłoszenie jest poprawne, rozmowa kwalifikacyjna może zawierać pytania, które są niezgodne z prawem. Należy ich bezwzględnie unikać.
Pytania o życie prywatne i rodzinne:
Czy planuje Pani/Pan w najbliższym czasie założyć rodzinę/mieć dzieci?
Kto zajmie się opieką nad dzieckiem w razie choroby?
Jaki jest Pani/Pana stan cywilny?
Pytania o zdrowie i niepełnosprawność:
Jakie są Pana/Pani problemy zdrowotne?
Czy jest Pan/Pani na coś chory/chora?
O stanie zdrowia można pytać wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania danego zawodu, ale nawet wtedy odbywa się to po złożeniu oferty pracy, poprzez skierowanie na badania medycyny pracy.
Pytania o przekonania, orientację, religię:
Pytania dotyczące religii, wyznania, orientacji seksualnej czy poglądów politycznych są naruszeniem dóbr osobistych kandydata.
Nieprzestrzeganie przepisów prawa pracy i RODO może mieć poważne konsekwencje, zarówno prawne, jak i wizerunkowe.
4.1. Sankcje prawne
Kary pieniężne: Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) może nałożyć wysokie kary finansowe za naruszenie przepisów RODO, sięgające nawet 20 mln euro.
Odpowiedzialność karna: Niektóre naruszenia przepisów Kodeksu Pracy mogą podlegać karze grzywny, a nawet ograniczenia wolności.
Pozwy sądowe: Kandydat, który poczuł się dyskryminowany, ma prawo dochodzić swoich roszczeń w sądzie. Może żądać odszkodowania.
4.2. Szkody wizerunkowe W dobie mediów społecznościowych, jeden negatywny komentarz na forum branżowym lub w serwisie opiniującym pracodawców może zaszkodzić wizerunkowi firmy na lata. Traktowanie kandydatów z szacunkiem i przeprowadzanie rekrutacji w sposób transparentny buduje silną i pozytywną markę pracodawcy.
Prawidłowa rekrutacja to coś więcej niż tylko znalezienie odpowiedniego kandydata. To proces, w którym liczy się etyka, szacunek i ścisłe przestrzeganie prawa. Znajomość przepisów Kodeksu Pracy i RODO jest niezbędna do uniknięcia poważnych konsekwencji. Działając w pełni zgodnie z prawem, nie tylko chronisz swoją firmę, ale także budujesz jej reputację jako odpowiedzialnego i atrakcyjnego pracodawcy.
MyJobsi.pl
